Les bons réflexes pour piloter et motiver son équipe à distance

Manager à distance : le nouveau défi du vigneron

Avec la crise du Covid-19, les vignerons ont dû adapter l’organisation de leur domaine, notamment en favorisant le télétravail pour certains profils métiers (marketing/export, finance, etc.). Cette situation suscite non seulement des problèmes techniques mais elle génère aussi des difficultés en matière de management pour planifier, coordonner, motiver et arbitrer à distance. L’exercice est complexe et mieux vaut que les vignerons s’y préparent car cela pourrait durer quelque temps encore.

Relever le défi du management à distance

Si #LaVigneContinue, les verrous posés par le confinement ont cadenassé les carnets de commandes mais aussi ébranlé les valeurs fondamentales de ceux qui font le vin : la proximité, l’hospitalité, la convivialité et le collectif.

Ces valeurs qui irriguent notre filière ont une incidence sur la façon de prévoir, de décider mais aussi de coordonner les activités au sein d’un domaine viticole. Sur le plan affectif, la relation entre le dirigeant et les salariés est très forte au sein des domaines familiaux. Les relations personnelles jouent un rôle déterminant dans l’action et dans l’efficacité collective.

Les récentes mesures gouvernementales prises en matière de télétravail amènent à s’interroger sur ce qui change dans le management des collaborateurs au sein d’un domaine.

Le travail à distance a une incidence sur l’atmosphère de travail et sur les relations interpersonnelles. Du point de vue relationnel, le contexte de communication est appauvri. Il n’y a plus de place pour les échanges informels, ni pour les moments de convivialité. Le manager n’a plus accès au langage non verbal, à des informations de contexte précieuses, qui renseignent également sur le niveau de motivation et sur les préoccupations de chaque salarié.

En matière d’organisation, la coordination des activités devient plus complexe à exercer pour structurer les actions de façon cohérente et optimisée entre ceux qui sont présents sur le domaine viticole et ceux qui travaillent ‘’à la maison’’.

Côté management, la supervision directe n’est plus possible. Le contrôle des activités peut difficilement s’exercer de visu.

Enfin, le travail à distance nécessite une bonne maîtrise technique des outils de travail en équipe à distance : agenda partagé, réunions virtuelles sous Skype, Zoom ou Teamworks, etc.

Si le vigneron n’adopte pas les bons réflexes, le télétravail d’une partie des collaborateurs peut nuire à l’efficacité et à la crédibilité de l’équipe vis-à-vis de ses clients et de ses partenaires. Cela peut également décourager durablement certains collaborateurs, conduire à l’isolement et au désengagement.

Encadrer et encourager à distance

La coordination à distance

Les bureaux physiques permettent des échanges fréquents, sur le vif. On repère le point de blocage, on trouve la solution rapidement. À distance, c’est différent. Fini les rencontres improvisées, il faut planifier et suivre les activités, pour éviter que chacun travaille dans son coin et que le dirigeant ne s’épuise dans un rôle d’interface intenable. Cela peut se réaliser à travers différents outils de management : un calendrier de travail partagé, la mise en place de relevés hebdomadaires d’activité, des fichiers partagés et l’organisation de points de rencontres virtuelles pour impulser régulièrement le tempo à son équipe.

Le contrôle à distance

Le manager n’est plus sur le terrain pour analyser finement les situations de travail et évaluer les résultats. Bien loin d’une “prise de main à distance” destinée à identifier les erreurs ou les manques, il s’agit de faire confiance tout en récoltant suffisamment d’informations pour suivre l’avancement des tâches. Contrôler, ce n’est pas surveiller le travail. Il est important de formuler des consignes claires dès le départ sur un objectif concret, spécifique, en plaçant la barre au bon niveau pour s’assurer que le collaborateur a bien les moyens d’atteindre l’objectif dans le délai imparti.

Contrôler, c’est aussi amener le collaborateur à s’autoévaluer en le questionnant : “Est- ce que cela te paraît satisfaisant ? Que faudrait-il pour que cela le devienne ? Que vas-tu faire concrètement pour faire évoluer la situation dans ce sens ?”

Finalement, faire confiance, c’est permettre à chacun, en fonction de son autonomie, de trouver son chemin sans l’imposer.

L’importance de la météo personnelle

Le pilotage à distance ne doit pas être centré uniquement sur les tâches des collaborateurs. La perception des signes de préoccupations est indispensable car elle a aussi un impact sur la production et sur les résultats. Demander à chacun sa météo personnelle fait partie des questions à poser pour repérer les possibles désengagement ou démotivation de certains collaborateurs.

La porte ouverte en mode virtuel

À distance, il devient difficile pour un collaborateur de lancer une nouvelle idée ou d’échanger spontanément. La manager doit être accessible en pratiquant la porte ouverte à distance, en précisant par exemple des plages horaires de disponibilité pour des échanges informels. Le plus important est d’être réactif dans sa réponse au collaborateur. Le feedback et le soutien sont plus que jamais nécessaires pour l’encourager et lui permettre d’accomplir les objectifs fixés.

Anticiper davantage, formaliser le travail à réaliser, faire des feedbacks réguliers, booster les discussions et la coopération au sein de chaque réunion virtuelle sont autant de clés pour motiver et pour responsabiliser son équipe à distance.

Saisir l’opportunité du télétravail comme un levier d’attractivité

La pratique du télétravail n’est pas nouvelle pour la filière. Certains domaines viticoles avaient déjà recours au travail à distance pour certaines fonctions (commerciale, marketing) afin de pallier un déficit d’attractivité de main-d’œuvre en milieu rural.

La crise sanitaire du Covid-19 a conduit les entreprises du vin à aller plus loin en favorisant le développement du travail à distance.

À l’issue de cette crise, il est possible que le management à distance soit perçu comme une opportunité par les collaborateurs souhaitant disposer de plus d’autonomie dans la gestion de leur travail et dans l’organisation de leur temps.

Les entreprises du vin devront intégrer à moyen terme ces nouvelles attentes à travers leur promesse employeur et la maîtrise du management à distance.